Procedimiento de orden y limpieza: consejos para oficinas

¿Qué es un procedimiento de orden y limpieza?

Un procedimiento de orden y limpieza en oficinas es un conjunto de acciones planificadas y sistemáticas que buscan mantener los espacios laborales organizados, limpios y seguros. Este tipo de procedimiento define paso a paso cómo clasificar, almacenar y eliminar materiales, además de establecer con qué frecuencia y de qué manera se debe limpiar cada área y superficie de trabajo.

En el fondo, el objetivo principal es prevenir accidentes, facilitar el trabajo diario y, por supuesto, asegurar que la oficina cumpla con las normativas de seguridad e higiene que exige la ley.

Estos procedimientos suelen estar documentados en manuales internos o protocolos de la empresa, lo que facilita bastante su consulta y aplicación por parte de todos. En oficinas donde hay alta rotación de personal o espacios muy compartidos, tener un procedimiento claro y formal ayuda harto a mantener la coherencia y la calidad en las tareas de limpieza y organización. Así se evitan confusiones o descuidos, sobre todo en lugares como salas de reuniones, cocinas o áreas de impresión.

Normativa del procedimiento

El procedimiento de orden y limpieza tiene que estar alineado con normativas específicas que regulan la higiene y la seguridad en el trabajo, como las recomendaciones del Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST) y la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Estas normativas exigen que los espacios de trabajo estén libres de obstáculos, residuos y elementos peligrosos, protegiendo así la integridad de quienes trabajan en la oficina.

Además, incluyen la correcta señalización de áreas de almacenamiento, el uso de productos de limpieza certificados y la gestión adecuada de residuos peligrosos.

Beneficios clave del orden y limpieza en el ambiente laboral

Tener orden y limpieza en la oficina trae beneficios que se notan de inmediato y otros que se sienten a largo plazo:

●    Un ambiente organizado facilita encontrar documentos y materiales, lo que aumenta la productividad y evita perder tiempo en búsquedas eternas.
●    Mantener la limpieza previene la acumulación de polvo, bacterias y alérgenos, lo que mejora la salud de todos y reduce el ausentismo por enfermedades.
●    Una oficina limpia y ordenada proyecta una imagen profesional frente a clientes y visitas, lo que sin duda favorece la reputación de la empresa.
●    Un buen manejo de residuos y materiales peligrosos ayuda a disminuir riesgos de accidentes y asegura que la empresa esté cumpliendo con la normativa vigente.

¿Cómo implementar paso a paso el procedimiento en tu oficina?

Para que el procedimiento de orden y limpieza realmente funcione en la oficina, es clave desarrollarlo de manera estructurada, siguiendo pasos que aseguren su eficacia y que se pueda sostener en el tiempo.

Inventario y clasificación

El primer paso es hacer un inventario de todos los materiales, herramientas y equipos que hay en la oficina. Hay que clasificarlos según su uso, la frecuencia con la que se ocupan y su estado de conservación. Esta clasificación ayuda a identificar todo lo que está obsoleto o que ya no se usa, para poder descartarlo o reciclarlo. Mantener solo lo esencial facilita el orden y evita que se acumulen cosas innecesarias en los espacios de trabajo. 

Organización del espacio

Después de clasificar, viene la organización del espacio. Cada objeto debería tener un lugar fijo, idealmente cerca de donde se usa. Muebles modulares, archivadores y estanterías ayudan harto a aprovechar mejor el espacio. Etiquetar cajas, carpetas y estantes también facilita la identificación y evita confusiones. En baños y áreas comunes, instalar dispensadores de toallas de papel y dispensadores de papel higiénico mejora la accesibilidad y la limpieza diaria.
En oficinas abiertas o espacios de coworking, la organización es aún más relevante. Se pueden usar paneles divisorios, casilleros personales y señalización visual para delimitar áreas y fomentar el respeto por los espacios comunes. Además, una buena disposición del mobiliario, pensada en la ergonomía, aporta a la seguridad y comodidad de quienes trabajan, ayudando a prevenir lesiones o molestias físicas.

Establecer rutinas de limpieza

La limpieza tiene que ser regular y seguir una programación clara. Es importante definir cada cuánto se limpian escritorios, equipos, pisos y áreas comunes. Para esto, se recomienda ocupar productos al por mayor adecuados como toallas de papel, papel higiénico y jabón líquido, que ayudan a mantener la higiene tanto personal como de las superficies. Los dispensadores de jabón también suman, porque hacen el ambiente más higiénico y evitan el desperdicio.

En oficinas grandes o con varios turnos, puede ser súper útil tener un cronograma de limpieza visible para todos, donde se indique qué tareas corresponden a cada área y con qué frecuencia se deben realizar. Que los empleados participen en la limpieza de sus propios puestos refuerza el sentido de responsabilidad y pertenencia. Además, si la empresa tiene una política de sostenibilidad, incorporar productos ecológicos o certificados en las rutinas de limpieza va muy de la mano con esos valores.

Separación de residuos y control de materiales peligrosos

●    Contar con contenedores diferenciados para separar residuos reciclables, orgánicos y peligrosos.
●    La gestión de residuos peligrosos debe cumplir con la normativa vigente y considerar su almacenamiento temporal en lugares seguros y bien señalizados.
●    Productos como químicos de limpieza deben mantenerse fuera del alcance de personas no autorizadas y manipularse siguiendo protocolos claros.
Un ejemplo típico en oficinas es el manejo de cartuchos de tóner, pilas o lámparas fluorescentes, que tienen un tratamiento especial. Promover campañas de reciclaje y reducción de residuos puede motivar la participación activa de todos y contribuir al cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) relacionados con la gestión ambiental.

Metodología 5S: estándar eficaz para orden y limpieza

La metodología 5S, que viene de Japón, se ha hecho famosa en empresas y oficinas por su eficacia en mejorar la organización y limpieza. Se basa en cinco principios:

Esta herramienta facilita identificar áreas de mejora, motiva la participación de todos y ayuda a crear hábitos sostenibles en el tiempo.

¿Cómo adaptarlas a la oficina?

Para llevar la metodología 5S a la oficina, hay que adaptar cada principio a la realidad del entorno administrativo:
●    Clasificación: separar lo útil de lo que está demás en escritorios y archivos.
●    Orden: asignar lugares fijos a los materiales más usados y usar etiquetas visibles.
●    Limpieza: mantener rutinas diarias o semanales para que cada área esté impecable.
●    Estandarización: definir procedimientos claros para todos los empleados.
●    Disciplina: compromiso de toda la organización para mantener y mejorar estos estándares.
Un ejemplo bien práctico es hacer una revisión semanal de los escritorios, donde cada persona verifica que solo tenga lo necesario para su trabajo. Para estandarizar, se pueden crear manuales visuales con fotos de cómo debería quedar cada área al final del día.

Roles y responsabilidades en el procedimiento

Dirección y supervisores

La dirección y los supervisores son los encargados de establecer las políticas de orden y limpieza, asignar recursos y supervisar que los procedimientos se cumplan. Entre sus tareas está capacitar al personal, definir indicadores de seguimiento y fomentar la participación activa de todos. También deben revisar periódicamente la eficacia del procedimiento y hacer los ajustes necesarios para adaptarse a nuevas necesidades o normativas.

Equipo operativo

El equipo operativo, formado por trabajadores administrativos y personal de limpieza, tiene la misión de ejecutar las tareas diarias de acuerdo a las pautas establecidas. Cada uno debe tener claro cuáles son sus funciones, usar correctamente las herramientas y productos asignados, y reportar cualquier incidente o necesidad de mejora. La colaboración entre departamentos es clave para mantener un ambiente de trabajo seguro y eficiente.

Buenas prácticas y consejos adicionales

●    Realizar capacitaciones periódicas sobre el uso adecuado de productos y equipos.
●    Señalizar bien las áreas de almacenamiento y evacuación para mayor seguridad.
●    Revisar y actualizar el inventario de materiales regularmente para evitar acumulaciones innecesarias.
●    Usar productos específicos, como toalla de papel y jabón líquido, para favorecer la higiene individual y colectiva.
●    Mantener una comunicación fluida entre todos los miembros del equipo para identificar oportunidades de mejora y prevenir errores comunes en la gestión del orden y la limpieza.

Como idea extra, se pueden organizar campañas internas para fomentar el orden y la limpieza, concursos de escritorios organizados o jornadas de limpieza en equipo. Tener canales de comunicación anónimos para reportar incidencias o sugerencias también puede ser útil. Finalmente, revisar los procedimientos de forma periódica y considerar la retroalimentación de quienes trabajan ahí asegura que el sistema se mantenga actualizado y alineado con las verdaderas necesidades de la oficina y las mejores prácticas del rubro.